broo

Прочитал недавно книгу «Тайм-менеджмент для системных администраторов». Хочу записать тезисы на будущее.

Тем, кто уже знаком с тайм-менеджментом, читать будет скучновато, но приятно то, что вопрос разжевывается примительно к работе администратора (автор, кстати, утверждает, что книга именно для администраторов и не для программистов).

Тезисы переписываю прямо из книги, речь от лица автора. Помимо тезисов ниже в книге много другой информации (например, описание системы планирования «Цикл»), это те тезисы, которые отложились у меня.

1. Лучшим средством тайм-менеджмента для системного администратора является хорошая программно-аппаратная инфраструктура. Мысля стратегически, вы сможете исключить тактические задачи в долгосрочной перспективе. Иными словами, вы сможете перестать подтирать лужу на полу, починив кран.

2. Хороший разработчик программного продукта старается кодировать как можно реже. Если фрагмент кода работает, программист использует его всюду, где только возможно.

3. Раньше я тратил несколько часов в неделю, пытаясь «поймать» шефа по телефону, чтобы договориться с ним о встрече. Теперь мы еженедельно в одно и тоже время проводим короткое совещание.

4. Лучше раньше, чем позже.

5. Доверяй процессу (планированию).

6. Сохраняйте сосредоточенность в «проектное время». Время возврата после прерывания — потерянное время, и его следует минимизировать. Возврат от прерывания к работе требует времени и чреват ошибками.

7. Всю информацию по тайм-менеджменту храните в единой базе данных. Когда все находится в одном месте, организованность дается легче.

8. Берегите свой мозг для важной информации. Используйте его непосредственно для работы, а списки дел, встреч и просто заметки записывайте в органайзер.

9. Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их.

10. Вырабатывайте привычки и заклинания. Они позволят вам повторно применять удачные решения.

11. Сохраняйте сосредоточенность во время работы над проектом. Вы будете работать лучше, если сосредоточитесь на чем-то одном.

12. При высокой самооценке мы легче идем на риск и ставим в себя в положение, в котором можем выиграть.

13. Магия в том, что фишки самоуважения существуют только в вашем сознании, и вы можете создать их сколько угодно.

14. Очистите вам мозг от всех этих «не забыть бы», делегировав ответственность за их запоминание другой системе. Не бойтесь забыть о том, что надо было помнить; доверяйте системам, которым вы делегировали эту функцию.

16. Недостаточная сосредоточенность — результат не только внешних прерываний. Мы и сами виноваты — мы включаем музыку, на экране наших компьютеров пляшут анимированные изображения, прокручиваются сообщения из чата, интернет-пейджеры пытаются привлечь наше внимание. Все это отвлекает глаз и, в конечном счете, мозг. Отвлекающие факторы порождает и беспорядок на рабочем столе (как физическом, так и компьютерном).

17. Прерывания, в сущности, являются попыткой других людей управлять вашим временем.

18. Сомневаешься — выбрасывай.

19. У каждого свой период пика умственной и физической активности. Реорганизируйте свой рабочий день так, чтобы работать над проектами во время пика сосредоточенности. Если в эти часы у вас происходят регулярные совещания, сдвиньте совещания на другое время. Не тратьте пиковое время на электронную почту и телефонные звонки. Безусловно, это важные дела, но они не требуют включения вашего «большого мозга».

20. Правило первого часа гласит, что первый час рабочего дня — обычно самый тихий час в офисе. Я не «жаворонок», но заставив себя прийти на работу с утра, за первый час я успеваю сделать гораздо больше, чем за весь остальной день, потому что меня не отвлекают. Как вы проводите первый час? Держу пари, вы читаете электронную почту и слушаете сообщения на автоответчике. Вместо того чтобы тратить весь первый час на эти дела, попробуйте ограничиться письмами на самые важные темы (или, скажем, письмами от шефа) и закройте почтовую программу. А теперь займитесь текущим проектом. Прерываний у вас будет немного, а почта никуда не денется и через час. Кроме того, если вы пришли на работу действительно рано, то читать ваши ответы некому. Так зачем спешить?

21. Можно ли обучить клиентов (под клиентами автор имеет в виду всех, кто может обращаться за помощью или с задачей) обращаться за помощью к соответствующему специалисту? Вполне. Первый шаг — информировать их, как они должны поступать.

22. Автоматизированные системы регистрации запросов тоже должны проявлять уважение к клиентам… Если клиент обращается к веб-системе, она должна немедленно вывести статус запроса, чтобы клиент был уверен, что запрос сохранен в базе данных. Людям неприятно ощущать, что они отправляют запрос в черную дыру. Идеальным вариантом был бы персональный ответ, но это нереально. Вполне достаточно автоматического подтверждения, что запрос принят. Отсутствие отклика системы держит клиента в «подвешенном» состоянии.

23. Сделайте одолжение, отправьте мне электронное сообщение со словами «установите веб-приложение», и я все вспомню.

24. Регистрируйте запрос, вы получаете возможность планировать свое время, не завися от прерываний.

25. Если решение вопроса потребует две минуты, то дешевле сделать все сразу, чем записывать вопрос, а потом возвращаться к нему. Если проблема неотложная или возникла аварийная ситуация, то у вас нет выбора. В конце концов, аварийная ситуация может повлиять и на вас лично, так что лучше действовать, не мешкая. Я настоятельно рекомендую, чтобы в вашей фирме было выработано собственное определение аварийной ситуации.

26. Работа не закончена, пока ее не протестирует клиент.

27. Процедуры дают нам способ подумать один раз, а сделать много раз.

28. Разработайте процедуру, которая решает ваши проблемы. Выполняйте эту процедуру предсказуемо, чтобы другие могли планировать свои дела в соответствии с нею.

29. Ежедневные дела надо делать в начале дня.

30. Запланируйте время на чтение.

31. Психологи утверждают, что для формирования привычки требуется 21 день.

32. Узнайте свой личный биоритм. Узнайте ритм своей фирмы. Если у вашей фирмы нет четко выраженного ритма, определите ритм для себя.

33. Если у вас имеется список дел, то при любом порядке их выполнения будет затрачено (примерно) одно и то же время.

34. Браться за задачи типа «черная дыра» следует только после успешного завершения задач, время выполнения которых прогнозируется точнее.

35. Определите проекты, которые будут иметь максимальный положительный эффект в вашей организации. По сути, я утверждаю, что лучше осуществить один крупный проект со значительным положительным эффектом, чем несколько поверхностных проектов.

36. Проинформируйте шефа, кем вы хотите стать через два года, или через пять, или через десять лет.

37. Настоятельно рекомендую вам каждые два часа выходить на улицу, чтобы размяться и посмотреть вокруг.

38. Большинство системных администраторов получает больше электронных писем, чем они могут обработать. Если вы не управляете своей электронной почтой, она начинает управлять вами. Возьмите контроль над электронной почтой в свои руки, и это будет огромным шагом на пути к полному контролю над вашим временем.

39. В идеале папка «Входящие» должна быть пустой.

40. Непроизводительные затраты времени — это деятельность с низким соотношением полезного результата и затраченного времени.